Apa dan Siapa HRD - Lusius Sinurat

Apa dan Siapa
Human Resource Department, atau lebih dikenal dengan HRD, adalah salah satu bagian dari perusahaan yang bertugas me-manage sumber daya manusia (SDM). Mereka bertanggung jawab atas persoalan tenaga kerja, termasuk kondisi serta pengembangan SDM dalam suatu perusahaan. Secara ringkas, HRD dapat dibagi menjadi 2 ‘departemen’, yakni:

1. Personalia (administrasi) 

Personalia adalah bagian dari HRD yang mengurus administrasi kepegawaian, misalkan persoalan absensi, pengihitungan cuti, gaji pegawai, surat-surat lamaran kerja, dsb.

Personalia tidak berkaitan dengan persoalan upaya pengembangan ataupun peningkatan mutu pegawai (SDM) dalam suatu perusahaan. Bagian personalia hanya bertanggung jawab pada urusan adiministrasi kepegawaian dalam suatu perusahaan.

2. Manajemen HRD 

Manajemen HRD dibentuk bertujuan untuk memonitor (monitoring) atau memantau mutu SDM di semua lini organisasi dalam suatu perusahaan. Tugas monitoring ini misalkan menyangkut soal disiplin, ataupun mentalitas para pekerja.

Dalam suatu perusahaan, manajemen HRD mempunyai fungsi/tugas, dan sekaligus bertanggung jawab atas tugas-tugas:

(a) Penyediaan tenaga kerja.

Yang termasuk dalam tugas penyediaan tenaga kerja adalah:

1. Membuat planning kebutuhan tenaga SDM - Dalam hal ini HRD harus mampu melihat bidang-bidang dalam perusahaan apa yang sangat membutuhkan tenaga kerja (SDM).
2. Recruitment - Setelah menganalisa bidang-bidang apa yang sangat membutuhkan tenaga kerja, kemudian HRD melakukan ‘gerakan’ recruitment atau upaya merekrut tenaga-tenaga kerja baru sesuai dengan bidang-bidang yang sangat membutuhkan tenaga kerja. HRD melakukan pencarian kandidat-kandidat pegawai baru yang sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan oleh HRD sendiri. Recruitment bisa dilakukan dengan cara mencari di universitas-universitas, lembaga-lembaga, atau melalui agen-agen yang ditunjuk, dan kemudian memasang iklan. Tujuannya agar ada yang melamar untuk menjadi pegawai di perusahaan itu.
3. Seleksi - Setelah melakukan recruitment, diharapkan ada yang mengirimkan surat lamaran kepada perusahaan itu. Dari surat-surat lamaran yang masuk, HRD melakukan seleksi atas surat-surat itu, untuk kemudian mencari calon pegawai yang sesuai dengan kualifikasi yang sudah ditentukan sebelumnya.
4. Testing - Setelah menentukan surat-surat lamaran yang dianggap sesuai dengan kualifikasi yang telah ditentukan, HRD memanggil pelamar-pelamar untuk mengikuti test masuk calon pegawai.

Adapun test tersebut terbagi menjadi beberapa tahap:

1. Potential test - Test ini berbentuk psikotest. Test ini bermaksud untuk mengukur dan sekaligus menentukan bakat ataupun posisi sang pelamar.
2. Ability test - Test ini lebih dimaskudkan untuk mengukur kemampuan serta ketrampilan sang pelamar sesuai dengan bidang yang dipilihnya.
3. Heath check - Setelah dinyatakan lulus pada test-test sebelumnya, sang pelamar harus memeriksakan kesehatannya.
4. Interview - Setelah melalui tahapan di atas, tibalah sang pelamar pada tahap yang terakhir, yakni interview atau wawancara dengan manager dimana dia akan ditempatkan. Dan manager inilah yang nantinya akan memberikan keputusan final apakah sang pelamar ini diterima menjadi pegawai baru atau tidak.

(b) Pengembangan tenaga kerja

Dalam menjalankan tugas pengembangan tenaga kerja, pertama-tama HRD harus melakukan evaluasi atas kinerja dari pegawai. HRD harus jeli melihat kinerja dari para pegawai di perusahaan tempat ia bekerja. HRD ‘semacam’ mengumpulkan informasi tentang jalannya kinerja di perusahaan.

Setelah melakukan evaluasi, jika dirasa perlu, HRD mengadakan pelatihan dan pengembangan tenaga kerja. Ini dijalankan jika hasil evaluasi menunjukkan hal yang kurang memuaskan. Mengapa pelatihan atau pengembangan perlu dilakukan? Tujuannya adalah demi efektifitas kerja dan pengembangan ketrampilan tenaga kerja.

Ada 2 macam bentuk pelatihan, yakni:

1. On the job training - Program pelatihan ini dilakukan pegawai baru sambil bekerja. Sang pegawai baru melakukan pekerjaannya dengan bantuan instruksi dari senior. Ibaratnya, ia learning by doing the job. On the job training juga bisa dilakukan dengan jalan job rotation, atau rotasi pekerjaan. Sang pegawai baru ditampatkan di lini-lini organisasi atau lapangan pekerjaan yang ada di perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempernalkan jenis-jenis kerja yang ada dalam pekerjaan kepada pegawai baru.

2. Off the job training - Program pelatihan ini dijalankan dengan mengirimkan pegawai-pegawai baru ke pusat-pusat pelatihan teknis atau laboratorium kerja atau dengan role training. Tujuannya adalah membeli bekal ketrampilan teknis kepada para pegawai baru agar mereka lebih siap untuk bekerja.

Ada perbedaan antara pelatihan dengan pengembangan. Program pelatihan diberikan kepada para pegawai baru, sedangkan program pengembangan ditujukan bagi pegawai yang telah bekerja diperusahaan itu. Program pengembangan dapat dijalankan dengan cara, misalnya dengan mengirim pegawai untuk mengikuti seminar-seminar pengembangan yang memang dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuannya adalah agar pegawai yang dikirim dapat lebih berkembang dan bekerja lebih baik lagi karena telah diberi bekal yang lebih.

(c) Penetapan sistem gaji dan tunjangan-tunjangan

Sebelum menetapkan sistem gaji manupun tunjangan-tunjangan lain, pertama-tama, HRD haruslah menyusun evaluasi para pekerja. Misalkan disiplin kerja para pekerja (bisa dilihat melalui absensi), ataupun efektifitas kinerja para pekerja.

Setelah menyusun evaluasi itu, maka HRD dapat menyusun sistem gaji, tunjangan, dll (termasuk juga imbal jasa dan upah). Perlu diketahui bahwa ada 3 hal yang seharusnya diterima oleh para pekerja:

1. Upah, gaji - Pemberian upah bisa berdasarkan harian, mingguan, atau barang yang terjual. Gaji lebih bersifat tetap. Biasanya disebut sebagai gaji pokok (salary) yang diterima oleh pekerja dalam rentang waktu 1 bulan
2. Insentif - Komisi/bonus (tujuannya untuk merangsang pekerja supaya lebih bersemangat dalam bekerja); Sharing (bisa untuk sekelompok orang (regu), atau berdasarkan produksi (berdasarkan profit yang didapat)
3. Tunjangan - Berbeda dengan hal di atas, pemberian tunjangan tidak didasarkan atas prestasi kerja, tapi lebih pada suatu bentuk penghargaan pada para pekerja, bahwa mereka dianggap sebagai bagian dalam perusahaan. Tujuaan dari pemberian tunjangan adalam demi keuntungan bagi para pekerja.Contoh tunjangan adalah tunjangan hari raya (THR). 

Penetapan sistem upah dapat didasarkan pada:

• Waktu - bisa harian, mingguan, atau rentang waktu tertentu
• Hasil Premi - bisa atas dasar hasil atau jam yang dicapai di atas target 

(d) Pemeliharaan tenaga kerja (employee maintenance)

Program ini harus dipikirkan secara serius oleh HRD demi efektifitas kerja para pegawai. Para pegawai adalah manusia bukan robot ataupun mesin. Tidak bisa mereka dipaksa terus bekerja tanpa adanya pemeliharaan. Bahkan mesinpun perlu pemeliharaan. Maka manusiapun butuh pemeliharaan juga. 

Program pemeliharaan ini bisa dilakukan, misalkan, dengan cara:

1. Menyediakan fasilitas-fasilitas untuk menunjang kesehatan fisik para pekerja. Contoh menyediakan fasilitas lapangan olah raga. 
2. Memperhatikan keamanan dan keselamatan para pekerja. Misalkan penyediaan helm bagi para pekerja proyek. 
3. Menjaga semangat kerja. Para pekerja pasti merasakan bosan dan jenuh dengan pekerjaan mereka. Mereka juga butuh refreshing/penyegaran. Mereka butuh suasana baru. Maka tidak ada salahnya, sekali-kali, diadakan acara refreshing, mungkin dengan liburan atau rekreasi bersama. Tujuannya adalah agar karayawan tetap semangat dalam bekerja dan bekerja semakin efektif.

(e) Permberhentian tenaga kerja 

Pemutusan hubungan kerja (PHK) dilakukan sebagai jalan terakhir jika tenaga kerja tidak memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh pihak perusahaan. Entah karena pekerja telah melakukan pelanggaran-pelanggaran ataupun karena tidak memenuhi standar kerja yang dituntut oleh pihak perusahaan. Tentunya setelah diadakan evaluasi terlebih dahulu terhadap tenaga kerja yang bersangkutan

(f) Job Analysis

Job analysis adalah juga merupakan salah satu tugas dari HRD. Dalam melakukan tugas ini, pertama-tama HRD mrngumpulkan informasi yang berhubungan dengan semua bidang pekerjaan yang ada di perusahaan. 

Hasil dari analisa tersebut adalah: 

1. Deskripsi pekerjaan - Setelah mengumpulkan informasi tentang bidang pekerjaan yang ada, HRD akan memperoleh juga gambaran/deskripsi tentang bidang pekerjaan yang ada di perusahaan. 
2. Spesifikasi pekerjaan - Selain mendapatkan gambaran tentang pekerjaan, HRD juga mendapatkan gambaran perihal kualifikasi dari setiap bidang pekerjaan yang ada. Misalkan untuk pekerjaan petugas keamaan. Kualifikasi yang dibutuhkan adalah fisik yang prima, karakter individu yang kuat, punya skill pengamanan, dll. 
3. Standar pekerjaan - Kualifikasi-kualifikasi tersebut dijadikan sebagai standar pekerjaan dari bidang pekerjaan yang bersangkutan. Penentuan standar pekerjaan ini berguna untuk menentukan target yang hendak dicapai oleh perusahaan, sekaligus dijadikan sebagai patokan atau barometer untuk mengukur keberhasilan pekerjaan.  
4. Evaluasi pekerjaan - Informasi yang terkumpul bukan sekadar untuk menentukan standar pekerjaan, tetapi dapat juga dijadikan sebagai evaluasi atas pekerjaan yang telah dilakukan. Evaluasi atas pekerjaan ini dimaksudkan untuk pengembangan, serta menentukan tingkat upah dan kompensasi yang adil.

Bagaimana caranya HRD melakukan Job analysis? 

1. HRD melakukan identifikasi berbagai macam pekerjaan yang ada di perusahaan. HRD wajib mengetahui jumlah bidang-bidang pekerjaan apa saja yang ada dalam perusahaan, dan juga keterkaitan antar bidang-bidang tersebut. 
2. Identifikasi tersebut bisa dilakukan dengan cara menyebarkan kuisoner. Kuisoner ini berfungsi untuk mengumpulkan informasi tentang bidang-bidang pekerjaan yang ada. Kuisoner tidak disebarkan secara sembarangan, sebab akan sia-sia. Kuisoner sebaiknya disebarkan kepada orang-orang pilihan, yakni orang-orang yang dianggap berpengalaman dalam pekerjaan, seorang ahli. 
3. Setelah kuisoner disebarkan, tugas selanjutnya adalah mengumpulkan kuisoner-kuisoner tersebut. 
4. Setelah kuisoner terkumpul, HRD menarik kesimpulan tentang informasi-informasi yang didapat. 

Mengapa perlu diadakan job analysis? 

1. Agar segala macam bidang-bidang pekerjaan yang ada dalam perusahaan bisa teridentifikasi dengan baik. 
2. Job analysis juga diperlukan untuk menentukan ukuran kinerja karyawan. 
3. Dengan job analysis, HRD diharapkan dapat menjelaskan perihal wewenang dan tanggung jawab. Misalkan divisi produksi. 
4. Dengan melakukan job analysis, HRD akan mendapatkan informasi untuk mengembangkan sistem klasifikasi kerja lebih jelas dan baik lagi. Misalkan perihal pembagian divisi-divisi. 
5. HRD, juga perusahaan, diharapkan dapat menentukan standar kerja yang realistis 
6. HRD, juga perusahaan, diharapkan dapat menentukan kompensasi yang adil kepada para karyawannya.